紙で管理する労務、そろそろ卒業しませんか？現役社労士が徹底サポートします！

給与明細は毎月印刷。

タイムカードは月末に回収。

就業規則は本棚のファイルに保管。

労働保険や社会保険の公文書は引き出しの中。

このような管理をされている会社は、まだまだ少なくありません。

もちろん紙で管理することが悪いわけではありません。

しかし、会社が成長し、従業員が増えていくにつれて、「紙だから時間がかかる仕事」が少しずつ増えていきます。

例えば、

「先月の給与明細をもう一度ください。」

「36協定は今年提出しましたか？」

「算定基礎届の控えを確認したい。」

「昨年の年度更新の書類はどこですか？」

こんなやり取りに心当たりはないでしょうか。

実は、こうした手間の多くは労務の電子化によって解決できます。

今回は、電子化によってどのようなメリットがあるのかをご紹介します。

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毎月の給与明細、印刷するだけでも時間がかかります

給与計算が終わると、

印刷して、

封筒へ入れて、

従業員へ配布する。

人数が増えるほど、この作業は負担になります。

また、

「給与明細をなくしました。」

「昨年の源泉徴収票が見つかりません。」

という相談も珍しくありません。

WEB給与明細であれば、

スマートフォンやパソコンからいつでも確認できます。

過去の給与明細や源泉徴収票も保管できるため、

再発行の手間も大幅に減らせます。

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勤怠管理も紙では限界があります

タイムカードを回収し、

打刻漏れを確認し、

集計して給与計算へ反映する。

毎月繰り返す作業ですが、

担当者にとっては大きな負担です。

特に、

「打刻を忘れました。」

「退勤時間が間違っています。」

という確認作業は意外と時間がかかります。

勤怠システムを導入すれば、

スマートフォンやパソコンから打刻でき、

残業時間や有給休暇の管理もスムーズになります。

給与計算までの流れもシンプルになり、

月末の事務作業を大きく減らすことができます。

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就業規則を「誰でも確認できる」環境に

就業規則は作成して終わりではありません。

従業員が必要なときに確認できることも大切です。

例えば、

「慶弔休暇は何日ですか？」

「副業は認められていますか？」

「育児休業の規定を見たいです。」

紙で保管している場合、

事務所へ取りに行かなければならないこともあります。

電子化しておけば、

スマートフォンやパソコンからいつでも最新版を確認できます。

会社としても、

古い規程を誤って配布してしまう心配がなくなります。

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公文書もクラウドで管理する時代です

労働保険の年度更新、

社会保険の算定基礎届、

36協定、

労働保険料の納付書、

社会保険の決定通知書。

会社には毎年多くの公文書が届きます。

紙で保管していると、

「去年の控えはどこだったかな。」

「提出した書類を確認したい。」

ということも少なくありません。

クラウドで管理しておけば、

必要なときにすぐ確認できます。

担当者が変わっても、

過去の資料を簡単に引き継ぐことができます。

また、災害や紛失のリスクを減らせることも大きなメリットです。

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メールよりWEB管理の方が探しやすい

社労士から届いた書類を、

メールだけで管理している会社もあります。

しかし、

数か月後に必要になると、

「あのメールはどこだったかな。」

と探すことになります。

WEBで共有しておけば、

給与計算

社会保険

労働保険

助成金

就業規則

など、フォルダごとに整理できます。

必要な書類がすぐ見つかるため、

担当者のストレスも大きく減ります。

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電子化は「便利」だけではありません

電子化というと、

ペーパーレスだけをイメージされる方もいます。

しかし本当のメリットは、

「業務のムダを減らすこと」です。

印刷しない。

探さない。

郵送しない。

保管場所に困らない。

一つひとつは数分の作業かもしれません。

しかし、それが毎月積み重なることで、

年間では何十時間もの業務削減につながります。

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中小企業だからこそ電子化がおすすめです

「従業員が少ないからまだ必要ない。」

そう考える会社もあります。

しかし、

従業員5名でも、

給与明細は毎月発行します。

勤怠も集計します。

公文書も毎年届きます。

人数が少ない会社ほど、

一人の担当者へ事務作業が集中します。

だからこそ、

電子化による効果を実感しやすいのです。

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まとめ

労務管理を電子化することで、

・WEB給与明細

・勤怠管理

・就業規則や各種規程の電子閲覧

・36協定など労使協定の電子管理

・労働保険、社会保険の公文書管理

などを一つの環境で管理できるようになります。

「紙だから仕方ない。」

そんな業務を少しずつ減らしていくことで、

担当者の負担軽減だけでなく、

会社全体の業務効率も向上します。

これからは、「書類を探す時間」より「本来の仕事に使う時間」を増やすことが、会社にとって大きな価値になります。

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さいたま市/社会保険労務士渡邉事務所では

さいたま市の社会保険労務士渡邉事務所では、労務管理の電子化を積極的にサポートしております。

単にWEB給与明細を導入するだけではなく、

• WEB給与明細の配信
• 勤怠管理システムの導入支援
• 就業規則・賃金規程など各種規程の電子管理
• 36協定など労使協定の電子保管・共有
• 労働保険・社会保険の公文書をWEB上で一元管理・共有

まで対応しております。

「給与明細をスマホで見られるようにしたい。」

「紙のタイムカードをやめたい。」

「社労士から届く書類をいつでも確認できるようにしたい。」

そんな会社様へ、業務に合わせた電子化をご提案いたします。

お気軽にご相談ください。

WEB給与明細にすると紙の明細は不要になりますか？

WEB給与明細へ切り替えることが不要になります。

WEB管理ではどのような書類を管理できますか？

就業規則、36協定、労働保険・社会保険の公文書、給与計算資料などをフォルダごとに整理して管理できます。

電子化すると従業員も利用しやすくなりますか？

はい。スマートフォンから給与明細や就業規則などをいつでも確認できるため、利便性が向上します。

紙の書類はすべてなくなりますか？

会社によっては紙で保管すべき書類もありますが、多くの資料は電子管理へ移行できます。

電子化は従業員が少ない会社でも効果がありますか？

あります。少人数の会社ほど担当者が限られているため、毎月の事務負担を減らす効果を実感しやすくなります。