電話が鳴り止まないクリニックへ　Web予約システムは「予約を便利にする」だけではありません

クリニックの受付で、一番忙しい時間はいつでしょうか。

診療開始前でしょうか。

それとも診療終了後でしょうか。

実際には、受付スタッフが「一番大変」と感じるのは、患者さんの対応をしながら電話が鳴り続ける時間帯ではないでしょうか。

診察券を受け取り、保険証を確認し、会計をしている最中にも電話が鳴ります。

「今日予約できますか？」

「予約時間を変更したいです。」

「先生は何時まで診察していますか？」

こうした電話は1日に何十件もかかってきます。

電話対応そのものは数分でも、その間は目の前の患者さんへの対応が止まってしまいます。

そこで近年、多くのクリニックで導入が進んでいるのがWeb予約システムです。

今回は、業務改善助成金を活用したWeb予約システムの導入についてご紹介します。

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受付業務は「電話」が一番時間を取っているかもしれません

受付スタッフの仕事は、

・患者さんの受付

・保険証やマイナ保険証の確認

・会計

・次回予約

・カルテ準備

・電話対応

など多岐にわたります。

その中でも意外と時間を使っているのが電話です。

例えば診療中に電話が鳴れば、

患者さんへの対応を中断し、

予約状況を確認し、

空いている時間をご案内する。

予約変更であれば、

現在の予約を探し、

新しい時間へ変更する。

このやり取りだけで3〜5分かかることも珍しくありません。

1日に30件電話があれば、それだけで2時間近く受付業務に時間を取られている計算になります。

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診療時間外でも予約を受け付けられる

患者さん全員が診療時間内に電話できるわけではありません。

仕事終わりの夜や休日に、

「予約を取りたい。」

と思う方も多くいます。

しかしクリニックは閉まっています。

その結果、

予約を忘れてしまったり、

別の医療機関へ行ってしまうこともあります。

Web予約システムであれば、

24時間365日予約受付が可能になります。

患者さんにとっても便利ですし、

クリニック側も翌朝に電話が集中することを防げます。

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予約変更も患者さん自身でできる

予約変更の電話も少なくありません。

「仕事が長引きそうです。」

「子どもが熱を出しました。」

「別日に変更できますか。」

そのたびに受付スタッフが対応していると、

他の業務が止まってしまいます。

Web予約システムでは、

患者さん自身が予約変更やキャンセルを行えるものもあります。

これだけでも受付の負担は大きく変わります。

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無断キャンセル対策にもつながる

最近のWeb予約システムでは、

予約前日にSMSやメールで自動通知を送れるものがあります。

「明日〇時から診察予約があります。」と通知されることで、

予約忘れを減らすことが期待できます。

また、

患者さんが来院できなくなった場合も、

Web上でキャンセルできるため、

空いた時間に別の患者さんを案内しやすくなります。

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Web予約システムの導入費用はどれくらい？

Web予約システムは種類によって価格が大きく異なります。

初期費用は無料から30万円程度、

高機能なシステムでは50万円以上になることもあります。

さらに月額利用料として、

5,000円〜30,000円程度が一般的です。

電子カルテやLINE連携、WEB問診などを組み合わせる場合は、導入費用が100万円を超えるケースもあります。

例えば、

Web予約システム

LINE連携

自動リマインド機能

電子カルテ連携

をまとめて導入した場合、

導入費用がおよそ120万円程度になるケースもあります。

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業務改善助成金を活用した場合

例えば、埼玉県で事業場内最低賃金1,141円のスタッフ5名について、

時給を90円以上引き上げるケースを考えてみます。

導入するWeb予約システム一式が120万円だった場合、

助成率3/4で計算すると、助成対象額は90万円です。

90円コース・5人以上の上限額（270万円）の範囲内となるため、

設備投資額　120万円

助成金　　　90万円

自己負担　　30万円

となる可能性があります。

※実際の支給額は助成対象経費や要件によって異なります。

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「電話に追われない受付」は患者さんにもメリットがあります

受付スタッフが電話対応ばかりしていると、

来院した患者さんへの声掛けが遅れたり、

待ち時間が長く感じられることがあります。

一方で、電話件数が減れば、目の前の患者さんへしっかり対応できます。

特に高齢の患者さんや初診の患者さんは、

丁寧な説明を求めていることも少なくありません。

受付スタッフが落ち着いて対応できることは、

患者満足度の向上にもつながります。

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人手不足対策としても有効

医療業界では、

受付スタッフの採用に苦労しているクリニックも増えています。

そのような中、

人を増やすだけではなく、

今いるスタッフが働きやすい環境を整えることも大切です。

Web予約システムは、

受付スタッフの負担を軽減し、

限られた人数でも受付業務を回しやすくするための設備です。

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まとめ

Web予約システムには、

・電話対応の削減

・24時間予約受付

・予約変更の自動化

・無断キャンセル対策

・受付スタッフの負担軽減

など、多くのメリットがあります。

特に、

「電話が多くて受付が忙しい。」

「予約変更の電話が多い。」

「受付スタッフの負担を減らしたい。」

というクリニックにはおすすめの設備です。

業務改善助成金を活用することで、導入費用の負担を抑えながら生産性向上を図れる可能性があります。

設備導入をご検討の際は、一度活用を検討してみてはいかがでしょうか。

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さいたま市/社会保険労務士渡邉事務所では

さいたま市にある社会保険労務士渡邉事務所では、クリニック・歯科医院向けの業務改善助成金申請をサポートしております。

「Web予約システムは助成金の対象になるのか知りたい。」

「どのシステムを導入すればよいか相談したい。」

「助成金を活用して受付業務を効率化したい。」

このようなお悩みに対し、要件確認から申請手続きまでサポートしております。

お気軽にご相談ください。

Web予約システムだけでも業務改善助成金の対象になりますか？

生産性向上につながる設備として認められれば対象となる可能性があります。導入内容によって判断が異なるため、事前の確認がおすすめです。

Web予約システムの費用はどれくらいですか？

初期費用は無料～30万円程度、月額利用料は5,000円～30,000円程度が一般的です。電子カルテやLINEとの連携機能を追加すると、導入費用が100万円を超えることもあります。

高齢の患者さんでも利用できますか？

電話予約を残しつつ、Web予約を併用するクリニックが多くあります。患者さんの年齢層に合わせて運用方法を選ぶことができます。

無断キャンセルは本当に減りますか？

SMSやメールによる予約リマインド機能を活用することで、予約忘れや無断キャンセルの減少が期待できます。

歯科医院でも導入するメリットはありますか？

はい。定期検診やクリーニング予約が多い歯科医院では、予約管理や変更対応の効率化につながるため、導入する医院が増えています。