トラブルにならないための実務手順と注意点
従業員対応の中で、「解雇までは避けたいが、このまま雇用を続けるのは難しい」という場面は少なくありません。
このような場合に選択されるのが退職勧奨です。
退職勧奨とは、会社から従業員に対して退職を提案し、合意により雇用契約を終了させる方法です。
解雇とは異なり、あくまで「合意」が前提となるため、進め方を誤るとトラブルに発展する可能性があります。
本記事では、企業が押さえるべき退職勧奨の実務手順を整理します。
退職勧奨とは
退職勧奨は、会社が一方的に雇用契約を終了させる解雇とは異なり、
従業員の同意に基づいて退職してもらう方法です。
そのため、
・強制はできない
・最終的な判断は本人にある
という点が大きな特徴です。
STEP1｜事前準備（ここで8割決まる）
退職勧奨は準備が非常に重要です。
・問題の内容の整理
・これまでの指導履歴
・勤怠や業務の記録
・就業規則の確認
これらを事前に整理しておきます。
準備が不十分なまま進めると、説得力を欠き、合意に至らない可能性があります。
STEP2｜面談の設定
面談は、落ち着いて話ができる環境で行います。
・個室で実施する
・複数名（上司・人事など）で対応する
・記録を残す
ことが重要です。
また、威圧的な雰囲気にならないよう配慮が必要です。
STEP3｜事実の説明
面談ではまず、これまでの事実を整理して伝えます。
・勤務状況
・業務上の問題
・これまでの指導内容
この際は、
感情ではなく事実ベースで説明することが重要です。
STEP4｜会社の判断を伝える
次に、
「このまま雇用を継続することが難しい」
という会社の判断を伝えます。
ただし、ここで重要なのは、
解雇をちらつかせて強制しないことです。
あくまで、
「退職を検討してほしい」という提案にとどめます。
STEP5｜条件提示（合意形成のポイント）
退職勧奨では、条件提示が重要になります。
例えば、
・退職時期の調整
・有給休暇の消化
・解決金の支給（ケースによる）
・円満退職の扱い
などです。
企業側としては、どこまで譲れるか事前に整理しておく必要があります。
STEP6｜検討期間の付与
その場で結論を求めるのは避け、
検討期間を設けることが重要です。
・数日〜1週間程度
・家族と相談する時間を確保
これにより、強制と判断されるリスクを下げることができます。
STEP7｜合意内容の書面化
退職に合意した場合は、
・退職届
・合意書
などで内容を明確にします。
特に、
・退職日
・条件
・今後のトラブル防止
を明確にしておくことが重要です。
やってはいけない退職勧奨
退職勧奨が違法と判断される典型例です。
・長時間の面談を繰り返す
・退職しないと不利益があると示唆する
・人格を否定する発言
・大人数で圧力をかける
これらは「強要」と判断される可能性があります。
退職勧奨と解雇の違い
退職勧奨
→ 合意による終了
解雇
→ 会社の一方的判断
そのため、退職勧奨はリスクを抑えやすい一方、合意できなければ成立しません。
まとめ
退職勧奨は、適切に進めれば有効な手段ですが、進め方を誤るとトラブルの原因となります。
重要なのは次のポイントです。
・事前準備
・事実ベースの説明
・強制しない姿勢
・検討期間の付与
・書面化
この流れを守ることで、リスクを大きく下げることができます。
社会保険労務士渡邉事務所では
社会保険労務士渡邉事務所では、企業の従業員対応について実務支援を行っています。
退職勧奨の進め方の設計
面談対応のアドバイス
条件設定の整理
トラブル防止の書面整備
など、企業側の立場からリスクを抑えた対応をサポートしております。
退職勧奨は初動が非常に重要です。
判断に迷われた段階でのご相談をおすすめいたします。
サービスに関するご相談・お見積りのご依頼は
下記より気軽にお問合せください
- 退職勧奨は断られた場合どうなりますか？
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退職勧奨はあくまで合意が前提のため、本人が拒否すれば成立しません。その場合は引き続き雇用を継続するか、別途対応を検討する必要があります。
- 解雇を伝えながら退職勧奨をするのは問題ありませんか？
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強く解雇を示唆しすぎると「強要」と判断される可能性があります。あくまで退職の提案として伝えることが重要です。
- 退職勧奨は何回まで行ってもよいですか？
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明確な回数制限はありませんが、長時間・繰り返しの面談は違法と判断されるリスクがあります。短時間かつ適切な回数にとどめることが重要です。
- 退職勧奨の際に金銭を提示する必要はありますか？
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必須ではありませんが、円満な合意を得るために解決金を提示するケースもあります。状況に応じて慎重に判断する必要があります。
- 退職勧奨で合意した内容は書面にした方がよいですか？
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必ず書面化すべきです。退職日や条件を明確にしておくことで、後のトラブル防止につながります。
