問題社員への注意指導は「何を残すべきか」社労士が徹底解説

後で揉めないための記録の残し方

「何度も注意しているのに改善しない」
「口頭で指導しているが、記録は残していない」
「いざ解雇や退職勧奨となったとき、証拠がない」

問題社員対応で最も多い失敗は、記録がないことです。

会社としては指導しているつもりでも、後から労働審判やあっせんになった場合、
「指導した証拠はありますか？」と問われます。

そこで重要になるのが、注意指導の記録化です。

今回は、問題社員対応で「何を残すべきか」を整理します。

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1｜なぜ記録が重要なのか

解雇や懲戒処分が有効と認められるためには、

・客観的事実
・指導や改善機会の付与
・相当なプロセス

が必要です。

会社側が「何度も注意した」と主張しても、
証拠がなければ認められにくいのが現実です。

記録は、会社を守るための防御資料です。

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2｜まず残すべきもの「事実」

最初に重要なのは、評価ではなく事実の記録です。

例えば、

悪い例
「勤務態度が悪い」
「やる気がない」

これでは抽象的すぎます。

良い例
「〇月〇日 9時出勤予定が9時25分出勤（事前連絡なし）」
「〇月〇日 顧客から『対応が高圧的』とのクレームが入る」
「〇月〇日 業務指示を拒否し、30分間業務停止」

日時・場所・内容を具体的に残します。

感情や印象ではなく、事実の積み重ねが重要です。

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3｜次に残すべきもの「指導内容」

問題行為だけでなく、

・いつ
・誰が
・どのような内容で
・どのように改善を求めたか

を残します。

例
「〇月〇日、上司Aが遅刻について口頭注意。次回遅刻時は始末書提出と説明。」

可能であれば、指導書や注意書を交付し、写しを保管します。

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4｜改善機会を与えた記録

解雇や重い処分を行う場合、

「改善の機会を与えたか」が非常に重要になります。

・改善目標を示した
・期限を設定した
・面談を実施した
・再指導を行った

これらを時系列で残します。

「いきなり解雇した」と見られないようにすることが大切です。

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5｜面談記録はどう残すべきか

面談時のポイントは、

・日時
・出席者
・本人の発言内容
・会社の指導内容
・本人の反応

を簡潔に記録することです。

できれば本人に確認の署名をもらうとより強い証拠になります。

ただし、署名を拒否された場合でも、
会社側の記録は必ず残してください。

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6｜メール・チャットも証拠になる

最近は、

・業務指示メール
・注意喚起のチャット
・顧客からのクレームメール

も重要な証拠になります。

削除せず、保存ルールを決めておくことが重要です。

特にパワハラを主張されるケースでは、
やり取りの全文保存が防御資料になります。

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7｜やってはいけない記録の残し方

注意したいのは、感情的なメモです。

「本当に使えない」
「もう辞めてほしい」

このような表現は、逆に会社側に不利に働きます。

記録は常に冷静・客観的に。
第三者が読んでも理解できる文章で残すことが重要です。

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8｜最終的に守るべき流れ

問題社員対応で会社を守る流れは次の通りです。

1．問題行為の事実記録
2．注意・指導の実施
3．改善機会の付与
4．再発の記録
5．段階的処分

このプロセスが整っていれば、
解雇や退職勧奨の正当性が認められる可能性が高まります。

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まとめ

問題社員対応で最も重要なのは、
「何を言ったか」ではなく、「何を残したか」です。

事実
指導内容
改善機会
面談記録

これらを積み重ねることで、会社は守られます。

感情で動くのではなく、
記録で動くことが、労務トラブル回避の基本です。

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問題社員対応は、記録だけの問題ではありません。

就業規則の整備
懲戒規定の設計
指導書式の作成
退職勧奨の進め方
労働局あっせん対応

すべてが連動します。

社会保険労務士渡邉事務所では、
初期段階の指導設計から、トラブル発生時の対応まで一貫してサポートしております。

「この対応で大丈夫か？」という段階からご相談可能です。

問題社員対応は、早めの整備が最大のリスク対策になります。

問題社員への注意は口頭だけでも大丈夫ですか？

口頭だけでは不十分です。後から「聞いていない」と言われる可能性があります。日時・内容・指導者を記録に残すことが重要です。

どんな内容を記録しておくべきですか？

事実（日時・具体的行為）、指導内容、改善を求めた点、本人の反応を残します。抽象的な評価ではなく、客観的事実を記録することが大切です。

面談記録は作成した方がいいですか？

はい。面談日時、出席者、指導内容、本人の発言を簡潔にまとめておきましょう。可能であれば本人の署名をもらうとより有効です。

メールやチャットも証拠になりますか？

なります。業務指示や注意の履歴、クレームメールなどは重要な証拠になりますので、削除せず保存しておきましょう。

記録がないとどうなりますか？

解雇や懲戒処分が無効と判断されるリスクが高まります。会社側が「何度も指導した」と主張しても、証拠がなければ認められにくいのが実務の現実です。